「仕事のメールをもっと減らしたい」と思いませんか？

なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか？

　誠 Biz.IDの読者のみなさん、お久しぶりです。以前、ライフハック系の連載を手掛けていた佐々木正悟です。このたび、新連載「ビジネスチームハック」をスタートすることになりました。よろしくお願いします。

　初めてお会いする読者もいると思いますので、簡単な自己紹介を。本職は作家で、最近では『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか？』『チームのやる気を高める「すごい！」手法』といった本を書きました。ほかにも講演で話したり、本欄のような連載を書いたりしております。

　ビジネスチームハックの第1回は、「メールを減らしたい」というテーマを取り上げます。これは私自身の最近の強い願いでもあります。

メールが仕事を妨げていませんか？

　「メールは、仕事の大きな妨げになる」と、強く思うようになりました。例えば、

• 複数人で仕事をしていると、CCやBCCに自分のメールアドレスが勝手に追加されることがある。自分にほとんど関係のない情報もどんどん共有させられるが、メールを開いてみないと分からない
• 送信するとたちまち返信してくる人がいて、返信の返信にもすぐ返信されるという「ピンポン問題」をどう打ち切ればいいか分からない
• ある人に資料を送ろうと思ったが、メールアドレスを探し出すのに苦労した。実際にはそんなに面倒な作業ではないが、「探そう」と思っただけで面倒になって、つい先送りしてしまった
• 1つのメールで複数の仕事を依頼してくる人がいる。箇条書きになっていればよいが、文章の形で仕事を依頼されると、メールでの依頼のすべてに答えられているかどうかをはっきりさせられず、返事を書くときに頭がモヤモヤしてしまう
• 1つのメールで大きめの仕事を依頼してくる人がいる。これは上の「1つのメールで複数の依頼」とまた違った問題。大きな仕事は1日や2日で終わらないので結果として何週間、時には何カ月もの間、1つのメールがいつまでも受信トレイに残ることになる。受信トレイに新着メール、返信できないままのメールが滞留することで必要なメールを探したり、メールに返信したりするときのノイズになる

といった問題が挙げられます。どれも長い間指摘されているものばかりですが、決して改善されたとは言えません。むしろ事態は悪化しているようです。

仕事用のグループチャットでメールの課題は解消できる

　私は、仕事に関するやりとりは、なるべく「チャットワーク」というグループチャットサービスで行うようにしています。なぜならば、上に挙げたメール連絡による困りごとが起こりにくいからです。

誠 Biz.ID編集部も「記事公開予定」などの案件ごとにチャットワークを活用中

　グループチャットでは案件ごとに関係者を1つの「グループ」にまとめるので、「だれかのメールアドレスを探す」といった手間が省けます。また、グループ内で「自分に関係ない情報」がやりとりされていても、メールのように「開封してみるまで中身が分からない」ということもなく、気になりません。

　チャットですから会話の「ピンポン」は起きますが、「そろそろ仕事に戻ります」と会話を打ち切りやすいのもチャットの特徴です。メールでは「仕事に戻るのでしばらく返事はできません」と書きにくいですよね。